Согласно Законот за евиденциите во областа на трудот, работодавачот треба да води евиденција за вработените работници, евиденцијата за потребите од работници, евиденцијата за платите, евиденцијата за повредите при работа и евиденцијата за корисниците на права од инвалидското осигурување.

1. Евиценција за вработени работници

Евиденцијата за вработените работници треба да ги содржи следниве податоци:

1) име, презиме и татково име на работникот;

2) единствен матичен број на граѓанинот (ЕМБГ);

3) ден, месец и година на раѓање;

4) место на раѓање (општина, населено место и држава);

5) пол (машки-женски);

6) живеалиште и адреса (општина, населено место, улица и број и држава);

7) припадност на заедниците;

8) место на работа (општина, населено место, улица и број, држава);

9) степен  и вид на завршено образование (без образование, основно училиште, средно училиште, више, факултет, магистри и доктори на наука);

10) степен на стручна подготовка, (НКВ, ПКВ, КВ, ВКВ, ССО  за  занимање):

– завршени програми за стручно оспособување (обука, доквалификација и преквалификација) и

– посебни знаења и способности (компјутерски способности, знаење на странски јазици и други вештини);

11) шифра и опис на занимање;

12) работно време на работникот (полно работно време или скратено);

13) стаж на осигурување до стапувањето на работа кај работодавачот;

14) траење на работниот однос:

– на неопределено време и

– на определено време;

15) дали е трудов инвалид;

16) датум на засновање на работниот однос;

17) датум на престанок на работниот однос;

18) основа за престанок на работниот однос;

19) шифра и назив на претежната дејноста на работодавачот;

20) назив на работодавачот;

21) седиште на работодавачот и

22) број на деловниот субјект.

Евиденцијата за вработените работници за определен работник почнува да се води со денот на засновањето на работниот однос, а престанува да се води со денот на престанок на работниот однос и се чува трајно.

2. Евиденција за потребата од работници

Во евиденцијата за потребата од работници се водат податоци за работите што треба да ги извршува работникот за кого искажал потреба работодавачот.

Во евиденцијата за потребата од работник, податоците се внесуваат врз основа на пријава за потреба од работник, што работодавачот ја доставува до Агенцијата, заради обезбедување работници со посредување на Агенцијата.

Евиденцијата за потребата од работници особено ги содржи следниве податоци:

1) назив на работодавачот;

2) седиште и адреса на работодавачот (општина, населено место, улица и број);

3) број на деловниот субјект – подносител  на пријавата за потребата од работници;

4) шифра  и назив на претежната дејност на работодавачот, односно на деловната единица;

5) единствен даночен број на работодавачот;

6) опис на работите што треба работникот да ги врши;

7) дали на работодавачот му е потребен работник без или со статус на приправник;

8) работниот однос се заснова:

– на неопределено време и

– на определено време;

9) степен и вид на завршено образование (без образование, основно училиште, средно училиште, више, факултет, магистри и доктори на наука);

10) степен на стручна подготовка (НКВ, ПКВ, КВ, ВКВ, ССО за занимање):

– завршени програми за стручно оспособување (обука, доквалификацја и преквалификација) и

– посебни знаења и способности (компјутерски способности, знаење на странски јазици и други вештини);

11) шифра и опис на занимање;

12) работно  искуство и

13) начин на кој ќе се обезбеди потребата од работник.

3. Евиденција за платите

Во евиденцијата на работодавачот за платите се внесуваат податоци за: работното време, бруто платите, нето платите, најниската плата, надоместоците на платите и другите примања на работникот од средствата на работодавачот и други надоместоци на плата остварени на товар на друг работодавач.

Евиденцијата за платите ги содржи следните податоци:

a) име, презиме и татково име на работникот;

б) единствен матичен број на граѓанинот (ЕМБГ);

в) степен  и вид на завршено образование (без образование, основно училиште, средно училиште, више, факултет, магистри и доктори на наука);

г) степен на стручна подготовка, (НКВ, ПКВ, КВ, ВКВ, ССО  за  занимање):

– завршени програми за стручно оспособување (обука, доквалификација и преквалификација) и

– посебни знаења и способности (компјутерски способности, знаење на странски јазици и други вештини);

д) шифра и опис на занимање;

ѓ) работно време на работникот (полно работно време или скратено);

е) стаж на осигурување до стапувањето на работа кај работодавачот;

ж) шифра и назив на претежната дејноста на работодавачот;

з) податоци за работното време на работникот и за користење на работното време, и тоа:

1) можен број на работни часови, и тоа за:

–  полно работно време и

– скратено  работно време;

2) вкупно остварени работни часови, и тоа за:

–  полно работно време и

–  скратено работно време;

3) неизвршени часови за кои се прима надомест на плата од средствата на работодавачот за:

– привремена спреченост за работа, според прописите на здравственото осигурување,

– стручно образование и усовршување и

– прекин на работа поради штрајк;

4) вкупно неизвршени часови за кои се прима надомест од средствата на друг работодавач;

5) вкупно неизвршени часови за кои се прима надомест на плата од средствата на здравственото осигурување,  и тоа за:

– часови за привремена  спреченост за работа поради болест, повреда и други причини,

– часови на  отсуство од работа, поради бременост, раѓање и мајчинство и

–  работа со половина од полното време на  родителот со потешко хендикепирано дете;

6) неизвршени часови за кои не се прима надомест на плата и

7) часови на работа подолго од полното работно време;

ѕ) податоци за бруто платите на работникот:

1) исплатена бруто плата, од тоа за работа со:

– полно работно време,

– скратено работно време и

– подолго од полното работно време;

2) бруто плата од добивка;

3) исплатена нето плата, од тоа за работа со:

– полно работно време,

– скратено работно време и

– подолго од полното работно време;

4) најниска бруто и нето плата;

5) надоместоци на плата, и тоа од:

– средствата на работодавачот и

– средства на друг работодавач;

6) надоместоци и други примања на работникот од средствата на работодавачот, од тоа за:

– регрес за годишен одмор,

– регрес за исхрана,

– трошоци за превоз до работа и од работа,

– испратнина,

– отпремнина при заминување во пензија и

– солидарна помош;

и) податоци за платените придонеси и даноци од плата;

ј) податоци за работите на работното место што работникот ги вршел, а за кои стажот на осигурување се смета со зголемено траење:

1) број на часови на работа, за работи на работното место  за кои стажот на осигурување се смета со зголемено траење;

2) број на часови на работа, за работи на работното место на кои стажот на осигурување се смета со зголемено траење врз основа на посебното својство на осигуреникот и

3) стапка на зголемување.

4. Евиденција за повредите при работа

Во евиденцијата за повредите при работа се внесуваат податоци за повредите на работниците при работата, во смисла на прописите за пензиското и инвалидското осигурување и прописите за заштита при работа.

Во евиденцијата за повредите при работа, податоците се внесуваат најдоцна во рок од три дена од денот кога настанала повредата.

Евиденцијата за повредите  при работа ги содржи следниве податоци:

1) име, презиме и татково име на работникот;

2) единствен матичен број на граѓанинот (ЕМБГ);

3) ден, месец и година на раѓање;

4) место на раѓање (општина, населено место и држава);

5) пол (машки-женски);

6) живеалиште и адреса (општина, населено место, улица и број и држава);

7) припадност на заедниците;

8) место на работа (општина, населено место, улица и број, држава);

9) степен  и вид на завршено образование (без образование, основно училиште, средно училиште, више, факултет, магистри и доктори на наука);

10) степен на стручна подготовка, (НКВ, ПКВ, КВ, ВКВ, ССО  за  занимање):

– завршени програми за стручно оспособување (обука, доквалификација и преквалификација) и

– посебни знаења и способности (компјутерски способности, знаење на странски јазици и други вештини);

11) шифра и опис на занимање;

12) работно време на работникот (полно работно време или скратено);

13) стаж на осигурување до стапувањето на работа кај работодавачот;

14) траење на работниот однос:

– на неопределено време и

– на определено време;

15) седиште на работодавачот и

а) податоци за повредениот работник:

1) работа што работникот ја вршел во моментот кога настанала повредата при работа;

2) колку часови работникот работел на денот кога настанала повредата при работа;

3) дали работникот порано претрпел повреда при работа и колку пати;

4) природа на повредата;

5) повреден дел на телото;

6) дали повредата е смртоносна и

7) основа за осигурување;

б) податоци за повредата при работа:

1) кога се случила несреќата:

– ден, месец и година,

– ден во неделата и

– време во денот;

2) каде настанала несреќата:

– на местото на вршењето на работите, односно на работните задачи,

– на редовниот пат од станот до постојаното место на работа,

– на редовниот пат од постојаното место на работа до станот,

– на службен пат и

– друго;

3) колку вкупно лица се повредени во повредата при работа (заедно со загинатите);

4) колку лица загинале на местото на несреќата, односно умреле на патот до здравствената организација;

5) дали слична несреќа настанала порано на истото работно место и на истата работа;

6) извор на несреќата;

7) причини за несреќата;

8) дали е утврдено дека работникот на работното место бил загрозен и

9) користење на личните заштитни средства:

– дали е наредено користење на личните заштитни средства и личната заштитна опрема,

– дали се користени личните заштитни средства и личната заштитна опрема,

– дали се применети општите и посебните мерки за заштита при работа и

– дали биле обезбедени сите потребни лични заштитни средства и заштитна опрема.

5. Евиденција за корисниците на правата од инвалидското осигурување

Во евиденцијата за корисниците на права од инвалидското осигурување, се внесуваат податоци за работниците инвалиди на трудот кои кај  работодавачот остваруваат права врз основа на преостанатата работна способност (распоредување, преквалификација или доквалификација и соодветен паричен надомест) и за работниците кај кои постои изменета работна способност или непосредна опасност од настанување на инвалидност (распоредување).

Евиденцијата ги содржи следниве податоци:

а) податоци за осигуреникот – носител на правото:

1) име, татково име и презиме;

2) единствен матичен број на граѓанинот (ЕМБГ);

3) пол (машки-женски);

4) ден, месец и година на раѓањето;

5) живеалиште и адреса (општина, населено место, улица и број и држава);

6) шифра и опис на занимање;

7) степен и вид на завршено образование;

8) степен на стручна подготовка;

9) основа на осигурување и

10) вид на сопственост;

б) датум на признавање на правото;

в) датум на почетокот на остварувањето на правото;

г) видови права кои се остваруваат и

д) датум на престанок на правото.